skip to Main Content

Evenementsvoorwaarden Kerstmarkt Harmelen 10-11 december 2021

RC Productions organiseert een gespecialiseerde kerstmarkt voor kerstartikelen en kerst-gerelateerde producten.

LET OP: Onderaan de pagina vindt u het formulier waarmee u zich kunt aanmelden om in aanmerking te komen voor een standplaats.

Datum:
10 en 11 december 2021

Locatie:
Harmelen (gemeente Woerden), recreatiecentrum H2O,  De Uithof 1 3481 WE Harmelen

Openingstijden voor publiek:
Vrijdag    van 16.00 – tot 21.00 uur
Zaterdag  van 10.00 – tot 17.00 uur

Dit wordt voor publiek een betaalde markt (€5,- incl. 1 consumptiemunt en toegang voor beide dagen).

Opbouwen standhouders:
Vrijdag     14.00 – 16:00 uur
Zaterdag   08.00 – 10:00 uur

Afbouwen standhouders:
Vrijdag     21.00-23.00 uur
Zaterdag   17.00-19.00 uur

Organisatie:
RC Productions i.s.m. HaPe media, verder te noemen de organisatie

Marktmeester:
Ruud van der Hoeven, bereikbaar via mobiel 0650 217 404

bovenstaande, verder te noemen evenement.

Inschrijving:
Aanmelden voor dit evenement kan tot 1 december 2021, maar wie het eerst komt, wie het eerst maalt en vol=vol!

Na aanmelding beoordelen wij uw aanvraag op basis van de verkochte producten om te voorkomen dat er teveel dezelfde producten worden aangeboden. Als uw aanvraag positief wordt beoordeeld ontvangt een link naar ons reserveringssysteem, waar u de reservering Online kunt doen, extra wensen kunt bestellen en uitsluitend vooraf betalen via iDeal.

U kunt kiezen uit een marktkraam in de sporthal of een verkooptafel in de foyer. Er wordt onderscheid gemaakt tussen Particulier met zelfgemaakte producten en Bedrijven.

Er is dus op deze markt geen gelegenheid om ter plaatse te consumeren eet- of drinkwaren te verkopen, omdat de horeca wordt verzorgd door de locatie zelf. Bedrijven mogen wel verpakt eten en drinken verkopen, maar geen alcoholhoudende dranken.

Soorten standplaatsen:

  • Kramen in de sporthal zijn standaard marktkramen met een luifel en een werkblad van ong. 4 x 1m. Elke kraam heeft beschikking over een stroomaansluiting van 5A (ong. 1000 watt).
    Beschikbaar binnen 28 stuks, te huur per stuk, per 2 of per 3.
    Wanneer de kramen in de sporthal allemaal verhuurd zijn, gaan wij ook buiten extra kramen plaatsen (ong. 20 stuks). Heeft u bij voorbaat al interesse voor een buitenkraam of wilt u per sé binnen staan, kunt u dat aangeven bij Extra informatie. Op basis van de verkochte producten kan de organisatie beslissen om u – in overleg – een buitenkraam toe te wijzen.
  • In de foyer hebben we – speciaal voor particulieren met een klein budget – verkooptafels van 1,3 x 0,9m. Géén stroomaansluiting inbegrepen, wel mogelijk tegen kleine meerprijs.
    Beschikbaar 14 stuks, te huur per stuk of per 2.

Voor beide geldt: De standplaatsen zijn te reserveren voor vrijdag, zaterdag of voor beide dagen.

In de sporthal kan men gebruik maken van een elektra-aansluitpunt binnen een afstand van 5m (zelf verlengkabel meenemen!), de verkooptafels hebben geen stroomaansluiting.

Op deze kerstmarkt is het uiteraard NIET mogelijk een voertuig achter de stand te plaatsen.

Op het buitenterrein zijn er misschien wel enkele mogelijkheden voor het plaatsen van uw auto achter uw standplaats of het verkopen vanuit een verkoopwagen. Gelieve bij uw aanmelding dit aan te geven in het vakje Extra informatie of neem op voorhand contact op met marktmeester Ruud van der Hoeven (06 502 174 04).

Voor deze kerstmarkt zijn wij nog op zoek naar één oliebollenkraam voor beide dagen. Bent u exploitant daarvan neem dan contact op met marktmeester Ruud van der Hoeven (06 502 174 04).

Tarieven Bedrijven Non-Food:

  • Kraam in de sporthal voor 1 dag €84,70 en voor 2 dagen  €133,10

Tarieven Particulieren (uitsluitend zelfgemaakte producten!) Non-food:

  • Kraam in de sporthal voor 1 dag €66,55 en voor 2 dagen €102,85
  • Verkooptafel in de foyer voor 1 dag €30,25 en voor 2 dagen €48,40

LET OP: Genoemde bedragen zijn inclusief 21% btw en onder voorbehoud, tenzij anders vermeld.

Onze evenementen worden georganiseerd onder voorbehoud van het verkrijgen van de benodigde vergunningen. Indien een vergunning niet wordt verleend, zal het evenement worden geannuleerd en betaalde reserveringskosten terugbetaald. De organisator kan niet aansprakelijk worden gesteld voor eventuele schade als gevolg van het niet doorgaan van het evenement.

Deelnemers zijn zelf verantwoordelijk voor de wettelijke eisen van de overheid zoals: belastingplicht, brandweervoorschriften, warenwet, namaakbestrijding, kamer van koophandel en CRK. Restitutie van het inschrijfgeld bij het niet voldoen aan wettelijke eisen is niet mogelijk.

Als standhouder bent u verplicht op de hoogte te zijn van de wettelijke eisen met betrekking tot de bereiding, behandeling, verpakking en het bewaren van eet- en drinkwaren. Voor informatie: Voedsel en Waren Autoriteit (VWA) Algemene Directie, telefoonnummer: 070-448 4848

Uw standplaats:
U kunt uw standplaats – uitsluitend na goedkeuring van uw aanmelding – online reserveren en direct vooruit betalen met iDeal via de link die u daarvoor van de organisatie ontvangt. U heeft na ontvangst van deze link 5 werkdagen de tijd om uw reservering te bevestigen en te betalen.
LET OP: Indien de betaling niet succesvol is afgerond, dan is uw standplaats niet gereserveerd.
Uw reserveringsnummer en uw factuur worden direct na betaling aan het opgegeven e-mailadres verzonden.

Bewaar de e-mail met reserveringsnummer en QR code, neem die mee naar het evenement op uw mobiele telefoon of op papier. Uw reservering wordt hiermee bij betreding van het complex door de marktmeester of een van zijn assistenten gecontroleerd.

Uiterlijk 7 dagen voor aanvang van het evenement ontvangt u per e-mail een plattegrond met uw standplaats / standplaatsnummer.

Uw producten:
Bij aanmelding dient u aan te geven welke producten u hoofdzakelijk (75% van uw aanbod) wilt gaan verkopen tijdens deze kerstmarkt. Dit hoofdproduct wordt vermeld op uw stand en u dient zich aan deze opgave te houden. Bij overtreding van deze regel zal de markmeester u vragen de ‘illegale’ producten te verwijderen. Geeft u daaraan geen gehoor, loopt u het risico dat uw stand wordt geannuleerd, zonder recht op restitutie. Ook indien er onrust – in welke vorm dan ook – ontstaat over uw productaanbod, zijn wij genoodzaakt uw standplaats te annuleren en u te (laten) verwijderen van het marktterrein, eveneens zonder recht op restitutie.

Aanwezigheid:
Uw standplaats is voor u gereserveerd tot 1 uur voor aanvang. Indien u dan niet aanwezig bent, annuleren wij uw standplaats zonder recht op restitutie. Mocht u het door onverhoopte omstandigheden niet redden om één uur van te voren aanwezig te zijn neem dan contact op met de marktmeester via mobiel  0650 217 404. Hij beslist dan of we de kraam voor u vast kunnen houden.

Aangewezen standplaats:
De plek die u door de organisatie wordt aangewezen is uw definitieve plek! Op de dagen van de kerstmarkt kan hier dus niets meer aan veranderd worden. Er mag ook NIET van standplaats gewisseld worden. Ook dienen kramen en tafels te blijven staan waar ze door de organisatie zijn geplaatst.

Indien er onrust – in welke vorm dan ook – ontstaat over uw standplaats, zijn wij genoodzaakt zijn uw standplaats te annuleren en u te (laten) verwijderen van het marktterrein, zonder recht op restitutie.

Elektra:
Bij iedere kraam in de sporthal is een elektra-aansluiting inbegrepen van 1000 watt (ong. 5A). Beschikbaar op max. 6 meter  van de standplaats. U dient zelf een deugdelijk verlengsnoer van goede kwaliteit mee te nemen om vanaf onze aansluitpunten de elektra-aansluiting in uw kraam te verzorgen. Onderling doorkoppelen is NIET toegestaan i.v.m. brandgevaar!

Wanneer op uw standplaats meer vermogen nodig is dan hierboven genoemd b.v. door gebruik van zware elektrische apparatuur (max. 16A), geldt een elektra toeslag van €15,00 per dag per standplaats. Krachtstroom tegen nader te bepalen meerprijs, alleen op aanvraag.
LET OP: Oplaadbare accu’s zijn op last van de brandweer NIET toegestaan en ook voor de elektra-aansluitingen geldt, dat aanwijzingen van de (assistent) marktmeester ‘zonder discussie’ moeten worden opgevolgd.

Verlichting:
Wij willen de kramen in de sporthal graag in kerstsfeer verlicht zien, dus als u in het bezit bent van kerstverlichting, lichtsnoeren, etc. dan die graag meenemen om uw stand te verlichten. Het voordeel hiervan is dat alle kramen verschillende verlichting hebben. De sporthal en de foyer worden door de organisatie in kerstsfeer uitgelicht / aangekleed. Brandende kaarsen e.d. zijn op last van de brandweer NIET toegestaan.

Opbouwen:
Er kan op beide dagen vanaf 2 uur voor de opening opgebouwd worden en beslist niet eerder. Plaatsen worden toegewezen op basis van de door u verstrekte productinformatie, zodat het in principe niet voorkomt dat men met dezelfde producten naast elkaar staat. Alle standplaatsen zijn voorzien van het standnummer, naam van de huurder en het hoofdproduct.

Bij aankomst kunt via de aangegeven laad & los inrit aan de achterzijde van de sporthal uw goederen lossen, naar uw kraam brengen en daarna onmiddelijk uw voertuig parkeren op de voor standhouders gereserveerde parkeerplaats op 2 minuten lopen van het H2O gebouw. U heeft daarvoor max. 15 minuten de tijd.
Gezien de grootte van de sporthal (30 m lang)  is het raadzaam een steekwagen o.i.d. te gebruiken.

Wanneer u voor beide dagen binnen een kraam of verkooptafel heeft, mag u van vrijdag op zaterdag de goederen achterlaten in uw kraam / op de verkooptafel. De ruimtes worden bewaakt zolang er mensen aanwezig zijn, daarna gaat alles op slot tot zaterdagmorgen openingstijd, e.e.a. wel voor eigen risico. Buitenkramen moeten wél leeggeruimd te worden.

Afbouwen:
Er mag niet eerder worden afgebouwd dan na het officiële einde van de markt. Eerder vertrekken alleen bij hoge uitzondering en na goedkeuring van de organisatie.
Het is NIET toegestaan om afval in welke vorm dan ook achter te laten.
Ook bij het afbouwen geldt: U gaat met uw voertuig naar de laden & lossen inrit, laadt de gereedstaande goederen in en verlaat het terrein weer binnen max. 15 minuten.

Annulering  van uw reservering:
U kunt uw reservering te allen tijde annuleren. Wij brengen in dat geval de volgende kosten in rekening:
Tot 7 dagen van te voren: 50% van het betaalde reserveringstarief. minus administratiekosten (€2,50)
Daarna, ook bij niet komen opdagen: GEEN restitutie.

Annulering van het evenement:
Indien vanwege overheidsmaatregelen of anderzijds het evenement wordt afgeblazen, ontvangt iedereen voor 100% het betaalde reserveringsbedrag retour binnen 1 maand na oorspronkelijke aanvangsdatum van het evenement.

Corona maatregelen:
Mocht er onverhoopt toch sprake zijn van beperkingen wordt de markt conform de dan geldende maatregelen georganiseerd. In geval van afgelasting daardoor wordt uw inschrijfgeld voor 100% terugbetaald.

Promotie:

De organisatie spant zich maximaal in om dit evenement zo breed mogelijk te promoten, o.a. door:

  • Persberichten aan landelijke, regionale en lokale media
  • Lokale verspreiding van posters en flyers
  • Promotie via lokale MKB
  • Vermeldingen op de bekende nationale kerstmarktagenda’s
  • Promotie via Facebook

Entertainment:
Tijdens de openingstijden zal er in de sporthal muziek te horen zijn in de vorm van mechanische muziek. Ook zijn er optredens van live artiesten in de vorm van een saxofonist en een zangroep.

Geschillen:
Alle aanwijzingen en oordelen van de marktmeester of zijn assistenten zijn bindend en dienen terstond te worden opgevolgd.
Ook wanneer zich een geschil voordoet dat NIET is voorzien in bovenstaande voorwaarden is het oordeel van de marktmeester definitief en bindend.

Aanmeldformulier:

    ParticulierBedrijf


    Geen12

    Back To Top
    Zoeken